メールの作法が難しい/礼儀正しいメールをサクサク打てるようになりたいものです。

雑の記

夜の憩いのひと時、YouTubeでいろんな動画を見るのが楽しみです。

大体何も考えずに人気YouTuberさんの動画をぼーっと楽しく見ているのですが、

この動画を見て「過去に一度は自分も、取引先に素っ頓狂なメールを送っているだろうな」と、ちょっと考え込んでしまいました。
(動画の感想としてはナンセンスですね;;)

メールひとつで企業の印象は悪くなる

❤️マホト君復帰おめでとう❤️ ※そしてUUUMから届いたヤバいメールを晒します。

動画の中でとある企業から来たメール文が紹介されます。

動画内で紹介される、メール部分のスクリーンショットです

動画での話だとメールの内容自体にも問題があるらしいですが、
言葉遣いや文面の流れも意味不明な部分があり、
文書作成に慣れない人が無理やり急いで作ったような雰囲気です。

文書作成は練習あるのみ

私も取引先との連絡やりとり・メール文書作成が業務の中で一番苦手で、
取引先にメールを1通送るのに異様に時間がかかります。長いときは3時間近く悩むこともあり、下手するとデザインする時間よりもメールを打っている時間の方が多いかもしれません。

それでは練習がてら、この動画のメールを作り直してみましょう。

お世話になっております。
会社名 自分の苗字と申します。
夜分大変失礼いたします。

急なご連絡となり大変恐縮でございますが、
本日○時○頃、貴社YouTubeチャンネルで公開されました動画につきまして
下記のお願いがあり、取り急ぎメール送信という形をとらせていただきました。

【非公開・削除対応等のお願い】
当該動画を一旦非公開にしていただきたく存じます。
弊社としましては動画の公開前に一度内容確認をさせていただく予定でしたが、
木元様へのご連絡事項に弊社の不行届があり、遂行できませんでした。
弊社都合で誠に恐縮でございますが、
今一度動画の内容につきまして弊社で確認・検討させていただき、
削除対応または公開延期のご対応を改めてお願いさせていただけましたら幸いです。

補足:問題となっている弊社所属クリエイター○○の現状につきまして
(簡潔に説明を入れる)

尚、非公開につきましてはできるだけ早めのご対応をご検討いただけましたら幸いです。
本件に関しましてお急ぎのご確認やご質問等ございましたら、
私 自分の苗字(対応できる電話番号)にご一報くださいましたらと存じます。

長文失礼いたしました。
お忙しい中ご一読くださいまして誠にありがとうございました。
この度はご迷惑をお掛けする結果となり誠に心苦しく存じております。
今後とも変わらぬお付き合いをいただけますよう
どうぞよろしくお願い申し上げます。

長い・・・長過ぎる。

私は礼儀をそこまで重んじる方ではないです。
このメールを貰ったら礼節や言葉遣いはどうでもいいので
用件だけ箇条書きで送って欲しいと思うでしょう。

文書作成が苦手なのでこれだけでも書くのに2時間かかりましたが、「幸い」と「存じる」を減らす・内容をいくらか端的にするなど、もう少し改善はできそうです(泣

まともな文書に近づくようにするには、、

謝罪の言葉は要注意。礼節を重んじつつ重要事項は守る。

書き直しを起こす中で1つポイントかもしれないと思ったのが
元のメールに明確な謝罪の言葉「申し訳ございません」が無いことです。
後々の万が一を考えてのことなんでしょうか。
「一理あるな」と思ったので、私も入れていません。

自分の仕事でも似たような例があり、ついつい謝りそうになっても簡単に謝ってはいけない場面があります。
それは『謝罪する=弁償となる』場合です。

謝罪ができない状態でも、少なくとも迷惑をかける状況の場合は今後の関係を良好に保つためにも代わりの言葉「恐れ入ります・恐縮です」をある程度多用します。
元のメールでも、言い回しが少し雑ですが1回使われています。
同じ表現を多用するとくどいと評される場合もありますが、
貰う側としては「そこまで自分を責めなくても…」と少し怒りが和らぐかもしれません。

ただし、実際に法律的に大丈夫かどうかは自信がありませんので
後々大事になりそうな問題の場合はこれらも使わない方が良いのかもしれません。。

相手に与える時間はできるだけ長くする。

元のメールでは
“本日中(7月21日23時59分)にご返信がない場合”
と、丁寧に時間指定までしてありますがこの場合の丁寧は逆に失礼です。
時間指定があることで「期限を守らせたい」意思が強く出ますし、
相手に「あなたは時間にルーズ」と言っているような雰囲気が出ます。
一般的にこちらから時間指定をしてよいのは相手から指定の要求があった場合のみだと思いますが、今回の場合は法律的な何かの事情でメール文書中に期限時間を明記する必要があったのでしょうか。何時何分まで記載があるのはかなり特殊なパターンだと思いました。

普通な感じに直す場合
・・・対応への時間設定を無くして「できるだけ早く」に変更。
相手に対応していただく期間は短いほど失礼です。
「今日中じゃないとダメ」というのはこちらの都合でしかないので、ある程度諦めるしかないです。中1日は取った方が無難です。

お願いできますでしょうか

“非公開のご対応をお願いできますでしょうか”

「お願いできますでしょうか」は“二重敬語になるので文法的に間違いである”、または“丁寧な雰囲気を出すために会話では使用できる”などいろんな説があります。
ビジネス会話では許容範囲の言葉のようですが、取引先など社外への文書でこの表現をすると「〜をしてください」と相手に指示しているように見えてしまうことがあります。

ごまかすような曖昧な表現はしない

“相手側のいるお話で状況が状況ですので”

曖昧でふわっとした表現・ごまかし表現を使うのは、
丁寧に書いていない=失礼 です。
動画の非公開をお願いする理由づけとしてこの内容を入れるのであれば『状況』を、仮に相手が既知であっても改めて文書内で説明する義務があるでしょう。

チャットツール多用で日本語力が低下?

自分の仕事ではここまで深刻な状況のメールを送ることは無いですが、
よい練習の一つにはなりました。

やはり普段から書き慣れていないと
言葉遣いや適切な語彙の選択がサクサク進みません。

最近はメールでなくチャットツールで連絡を取ることが増えてきました。
チャット文化では用件のみを簡潔に書く方が良しとされていますので、
文書でしか使わない丁寧表現はあまり出番がありません。
それもメール作成能力が向上しない原因かもしれませんね。

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